Sentivaron tietosuoja- ja evästekäytäntö
Versio: 1.1
Julkaistu: [PÄIVÄMÄÄRÄ]
Voimassa alkaen: [PÄIVÄMÄÄRÄ]
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Palvelun julkiseen osaan, käyttäjätileihin, viestintään ja Palvelun turvallisuuteen liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä on Dawid Balcer, joka ylläpitää Sentivaro-projektia yksityishenkilönä ilman elinkeinotoimintaa. Postiosoite: ul. Jana Brzechwy 8, 60-195 Poznań, Puola. Sähköposti: contact@sentivaro.com.
Tätä käytäntöä sovelletaan verkkotunnuksiin sentivaro.com, sentivaro.pl ja sentivaro.eu sekä niissä ja niiden aliverkkotunnuksissa toimivaan sovellukseen.
Kampanjoihin osallistuvien henkilöiden tietoja koskevissa asioissa ensisijainen yhteyspiste on kampanjan tilannut organisaatio. Organisaatio toimii näiden tietojen rekisterinpitäjänä ja Sentivaro henkilötietojen käsittelijänä.
2. Keskeiset periaatteet
- Sentivaroa saa käyttää vain luvallisiin kyberturvallisuustietoisuutta edistäviin toimiin.
- Emme myy tietoja emmekä käytä niitä käyttäytymiseen perustuvaan mainontaan.
- Emme käytä mainosevästeitä tai markkinointianalytiikkaa.
- Emme tallenna osallistujien salasanoja, MFA-koodeja tai simuloituihin lomakkeisiin kirjoitettua sisältöä.
- Käsittelemme Kampanjatietoja vain Organisaation dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, jollei laki toisin velvoita.
- Noudatamme tietojen minimointia, säilytysajan rajaamista ja käyttöoikeuksien hallintaa.
3. Roolit henkilötietojen käsittelyssä
3.1. Sentivaro rekisterinpitäjänä
Sentivaro toimii rekisterinpitäjänä, kun tiedot koskevat julkisen sivuston kävijöitä, tilien käyttäjiä, Organisaatioiden edustajia, projektiin yhteyttä ottavia henkilöitä, Palvelun omia turvallisuuslokeja, asiakirjojen hyväksymistä tai oikeusvaateiden käsittelyä.
3.2. Sentivaro henkilötietojen käsittelijänä
Kampanjoihin osallistuvien tietojen osalta Organisaatio on rekisterinpitäjä ja Sentivaro käsittelee tietoja Organisaation lukuun DPA-sopimuksen perusteella. Tiedot saadaan Organisaatiolta, joka määrittää Kampanjan oikeusperusteen ja vastaa informointivelvollisuudesta, työoikeudellisista velvoitteista, tasapainotestistä sekä tarvittaessa DPIA-arvioinnista.
Sentivaro avustaa Organisaatiota rekisteröityjen oikeuksien ja turvallisuusvelvoitteiden toteuttamisessa, mutta ei käytä Kampanjatietoja omaan markkinointiinsa eikä osallistujien itsenäiseen profilointiin.
4. Sentivaron rekisterinpitäjänä käsittelemät tiedot
| Käsittelytoimi | Tietoryhmät | Tarkoitus | Oikeusperuste | Säilytysaika |
|---|---|---|---|---|
| Julkinen sivusto | IP-osoite tai sen lyhennetty muoto, pyynnön aika ja osoite, vastauskoodi, User-Agent ja turvallisuustapahtumat | sivuston toimittaminen, turvallisuus ja vianmääritys | GDPR 6(1)(f): Palvelun turvallisuus ja asianmukainen toiminta | tavallisesti enintään 90 päivää, lyhyemmin jos tietoja ei tarvita |
| Rekisteröityminen ja tili | nimi, työsähköposti, Organisaatio, rooli, tilitunniste, salasanan tiiviste ja asetukset | tilin luominen ja hallinta, sopimuksen täytäntöönpano | GDPR 6(1)(b) | käytön ajan, pääsääntöisesti enintään 30 päivää sulkemisesta; varmuuskopiot enintään 90 päivää |
| Organisaation todentaminen | Organisaation ja edustajan tiedot, verkkotunnus, vakuutukset ja hyväksymishistoria | väärinkäytösten ja luvattomien Kampanjoiden estäminen | GDPR 6(1)(b) ja (f) | sopimuksen ajan ja vaateiden vanhentumiseen asti, ellei lyhyempi aika riitä |
| Kirjautuminen ja auditointi | aika, tilitunniste, tapahtuma, tulos ja välttämättömät laitetiedot | tilien suojaus, väärinkäytösten tunnistaminen ja osoitusvelvollisuus | GDPR 6(1)(f) | tavallisesti 180 päivää; pidempään vain yksittäisen poikkeaman vuoksi |
| Asiakirjojen hyväksyminen | käyttäjä, Organisaatio, asiakirjaversio, aika ja hyväksymisen lähde | sopimusehtojen ja osoitusvelvollisuuden todentaminen | GDPR 6(1)(b) ja (f) | sopimuksen ajan ja oikeusvaateisiin tarvittavan ajan |
| Yhteydenotot ja tuki | nimi, sähköposti, viestin ja asian tiedot | vastaaminen ja tukipyynnön hoitaminen | GDPR 6(1)(f), tai (b) sopimusasioissa | tavallisesti 12 kuukautta asian sulkemisesta; pidempään vaateen tai poikkeaman vuoksi |
| Lakisääteiset velvoitteet | toimivaltaisen viranomaisen pyytämät tai lain edellyttämät tiedot | lakisääteisen velvoitteen täyttäminen | GDPR 6(1)(c) | sovellettavan velvoitteen mukaisesti |
Tilitietojen antaminen on vapaaehtoista mutta välttämätöntä tilin luomiseksi. Julkista sisältöä voi tarkastella ilmoittamatta nimeä tai sähköpostiosoitetta.
5. Kampanjatiedot
Organisaation määrityksistä riippuen voimme käsitellä nimeä, työsähköpostia, osastoa tai koulutusryhmää, Organisaation luomaa osallistujatunnistetta, viestin teknistä toimitustietoa, tietoisesti käyttöön otettua avaustietoa, hallitun linkin napsautusta, viestin ilmoittamista, oppimateriaalin avaamista tai suorittamista, teknisiä virheitä ja oikaisuja sekä rajattuja teknisiä tietoja, jos ne ovat turvallisuuden tai tuloksen luotettavuuden kannalta välttämättömiä.
Sentivarolle ei tule toimittaa erityisiä henkilötietoryhmiä, rikostuomioita koskevia tietoja, yksityisiä sähköpostiosoitteita, henkilötunnisteita, taloustietoja tai terveystietoja.
Yksityiskohtaisten Kampanjatietojen oletussäilytysaika on 90 päivää; Organisaatio voi valita lyhyemmän ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Kiertävissä varmuuskopioissa tilapäisesti säilyvät tiedot on rajattu tavanomaisen käytön ulkopuolelle ja poistuvat kopion ylikirjoituksen yhteydessä.
6. Oikeutetut edut
Kun käsittely perustuu GDPR 6(1)(f) artiklaan, oikeutettuja etujamme ovat Palvelun turvallinen ja toimintavarma ylläpito, tilien ja tietojen suojaaminen, väärinkäytösten ja luvattomien Kampanjoiden havaitseminen, hallinnollisten toimien osoitusvelvollisuus, viestinnän hoitaminen sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen.
Organisaatio määrittää ja dokumentoi oman Kampanjaa koskevan oikeutetun etunsa. Se voi olla tietoturvan varmistaminen ja tietoisuusohjelman vaikuttavuuden arviointi, kun välttämättömyys, oikeasuhtaisuus ja osallistujien oikeudet huomioidaan.
7. Tilastot, arviointi ja päätökset
Sentivaro laskee tilastoja ja voi luokitella tapahtumia teknisiin ryhmiin. Emme tee omaan lukuumme automaattisia päätöksiä, joilla olisi henkilöön kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Organisaation tulee suosia koontituloksia, ottaa huomioon sähköpostisuodattimien ja -skannereiden vaikutus, mahdollistaa tuloksen tarkistus ja oikaisu, käyttää tuloksia koulutuksellisesti eikä tehdä henkilöstöpäätöstä yksinomaan Sentivaron automaattisen tuloksen perusteella.
8. Vastaanottajat ja alikäsittelijät
Tietoja voivat saada Ylläpitäjän valtuuttamat henkilöt vain ylläpidon ja turvallisuuden edellyttämässä laajuudessa, [ajantasaisessa alikäsittelijäluettelossa](/subprocessors/?lang=fi) mainitut hosting-, sähköposti-, DNS/CDN-, varmuuskopiointi- ja turvallisuuspalvelujen toimittajat, salassapitovelvolliset neuvonantajat sekä viranomaiset lain niin edellyttäessä. Sentivaro ei myy tietoja.
9. Siirrot ETA-alueen ulkopuolelle
Kampanjatietojen ensisijainen infrastruktuuri on tarkoitus pitää Euroopan talousalueella. Jos palveluntarjoaja siirtää tietoja ETA-alueen ulkopuolelle, käytämme asianmukaista siirtoperustetta, kuten riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita ja tarvittaessa siirtoa koskevaa vaikutustenarviointia. Ajantasaiset tiedot ovat [alikäsittelijäsivulla](/subprocessors/?lang=fi).
10. Evästeet ja selaimen tallennustila
Käytämme vain istunnon, kirjautumisen, lomakesuojauksen, turvallisuus- ja yksityisyysasetusten sekä mahdollisen kuormantasauksen kannalta välttämättömiä tekniikoita. Emme käytä mainos- tai uudelleenmarkkinointievästeitä emmekä markkinointianalytiikkaa. Välttämättömien tekniikoiden estäminen voi estää kirjautumisen tai turvatoimintojen toiminnan.
| Nimi | Tarjoaja | Tarkoitus | Kesto |
|---|---|---|---|
| sovelluksen istuntoeväste | Sentivaro | istunto, kirjautuminen ja CSRF-suojaus | selaimen istunnon päättymiseen asti |
sentivaro_cookie_notice_v1 localStorage-muistissa | Sentivaro | evästeilmoituksen sulkemisen muistaminen | kunnes sivuston tiedot poistetaan selaimesta |
11. Ulkopuolinen sisältö ja sivustot
Tavalliset linkit YouTubeen, BuyCoffeehen tai muille sivustoille eivät välitä niille tietoja ennen napsautusta, lukuun ottamatta linkkielementin normaalia lataamista Sentivaron palvelimelta. Upotettu ulkopuolinen sisältö tulee estää, kunnes käyttäjä käynnistää sen tietoisesti. Käynnistämisen jälkeen sovelletaan ulkopuolisen palveluntarjoajan ehtoja.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeusperusteesta ja olosuhteista riippuen henkilöllä voi olla oikeus saada pääsy tietoihin ja niistä jäljennös, oikaista tai poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot GDPR 20 artiklan edellytysten täyttyessä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, peruuttaa suostumus tulevaisuuden osalta sekä tehdä valitus Puolan tietosuojaviranomaiselle: https://uodo.gov.pl/.
Sentivaron rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen contact@sentivaro.com. Kampanjatietojen osalta ensisijainen yhteyspiste on Kampanjan toteuttava Organisaatio. Sentivaro välittää sille saamansa pyynnön ja avustaa velvoitteen täyttämisessä.
13. Kampanjoita koskeva informointivelvollisuus
Saamme osallistujan tiedot Organisaatiolta. Organisaatio vastaa GDPR 13 tai 14 artiklan mukaisten tietojen antamisesta tiedon keräystavan mukaan. Tiedote voi kuvata säännöllistä kyberturvallisuustietoisuusohjelmaa paljastamatta yksittäisen Kampanjan päivää, jos menettely on lainmukainen, läpinäkyvä eikä vaaranna testin tarkoitusta.
14. Turvallisuus
Käytämme riskiin suhteutettuja suojatoimia, kuten HTTPS-yhteyttä, turvallista salasanojen tiivistämistä, roolipohjaista hallintaa ja Organisaatioiden erottelua, työsähköpostin vahvistamista ja Kampanjoiden rajaamista siihen liittyviin verkkotunnuksiin, satunnaisia määräaikaisia tunnisteita, hallinnollisten toimien lokitusta, säilytysajan rajaamista sekä poikkeamien hallintaa.
Mikään järjestelmä ei takaa ehdotonta turvallisuutta. Tietoturvaloukkauksessa toimimme GDPR:n ja Organisaatioiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti.
15. Lapset
Palvelua ei ole tarkoitettu lapsille eikä heihin kohdistuviin Kampanjoihin ilman ennakolta tehtyä yksilöllistä oikeudellista ja organisatorista arviointia. Tilin voi luoda vain täysi-ikäinen henkilö.
16. Käytännön muuttaminen
Käytäntöä voidaan päivittää lainsäädännön, toimintojen, toimittajien tai toimintamallin muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille. Ajantasainen versio julkaistaan versionumeron ja voimaantulopäivän kanssa.
17. Yhteydenotot
Tietosuojaa koskevat kysymykset: contact@sentivaro.com.